PRIVACY STATEMENT – DOS Boks- en Conditievereniging

Privacy statement

Dit is de privacyverklaring van DOS Boks- en Conditievereniging (hierna “DOS” of “wij”). DOS is gevestigd in Boekelo aan de Dirk Papestraat 5. Het Kamer van Koophandel nummer van DOS is: 40075254. DOS is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

DOS heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (“FG”) aangesteld. De FG houdt intern toezicht op de gegevensverwerking van DOS. Indien je klachten of vragen hebt kun je contact met de FG opnemen. Dit kan per post aan DOS Boks- en Conditievereniging t.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming, Dirk Papestraat 5, 7548 AP Boekelo.

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe we jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van onze leden van onze vereniging in zake de ledenadministratie, bezoekers van onze website en alle overige relaties van DOS.

Wat is het algemene privacy beleid van DOS?

DOS respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website https://www.dos-boksen.nl, van haar (potentiële) leden en relaties;
DOS stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om;
DOS deelt jouw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
DOS is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op jouw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij houdt DOS altijd rekening met jouw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?

DOS verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:

Gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
Je gegevens invult of achterlaat via gangbare kanalen, zoals e-mail, de website of per telefoon;
De website van DOS bezoekt;
Een zakelijke relatie met DOS hebt.

De meeste gegevens die we van jou verzamelen lever je zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat jij niet steeds opnieuw je gegevens hoeft aan te leveren.

Voor welke doelen verzamelen we jouw persoonsgegevens?

DOS verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Communicatie: We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor om een beroep op je te doen bij bijvoorbeeld sociaal maatschappelijke activiteiten.
Om je te informeren over onze vereniging middels een nieuwsbrief of WhatsApp-groepen.
Acquisitie: Om DOS onder de aandacht te brengen bij potentiële leden en organisaties.
Uitvoeren contract: Als je lid bij DOS dan verwerken wij jouw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst in relatie tot trainingen en andere activiteiten.
Wet- en regelgeving: We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met jou, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, jij daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Als je DOS toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen jouw persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop je deze hebt verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt DOS?

DOS verwerkt jouw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder tref je een overzicht aan van de belangrijkste processen.

Contactformulier

Op de website van DOS kun je contact opnemen met DOS via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer je een vraag hebt of lid wilt worden. Dit formulier komt binnen bij onze ledenadministratie en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we je vragen in te vullen, hebben we nodig om met jou te kunnen communiceren en je zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan de afhandeling van jouw vraag of aan- en of afmelding.

1a) Persoonsgegevens bij inschrijving als lid

Als je je inschrijft als nieuw lid, vragen we je om je persoonsgegevens. We hoeven niet alles van je te weten, maar alleen wat strikt noodzakelijk is om de registratie van jou als nieuw lid zo goed mogelijk te regelen. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we nodig hebben en waarom:

Voor- en achternaam: Zodat we weten hoe we je kunnen aanspreken bij de training.
Geslacht: Zodat we je nóg netter kunnen aanspreken;
E-mailadres: Daar sturen we niet alleen een bevestiging van de aanmelding naartoe, maar hier krijg je ook de nieuwsbrief van ons op toegestuurd;
Postadres: Dat gebruiken we maar heel sporadisch;
Mobiel telefoonnummer: Alleen voor noodgevallen! Bij last minute wijzigingen, dan sturen we je een WhatsApp;
Geboortedatum: Wellicht sturen we je een felicitatie;
Bankrekeningnummer: om de automatische incasso uit te kunnen voeren;
Foto: Graag willen we een foto van je ontvangen zodat we weten wie je bent als je bij ons komt trainen en we je kunnen herkennen bij een eerste keer.
Bij het aanmelden van een minderjarige persoon geeft het ouderlijk gezag van de minderjarige toestemming tot de verwerking van de persoonsgegevens.

1b) Persoonsgegevens bij uitschrijving als lid

Voor -en achternaam: Zodat we, hoe jammer we dat ook vinden, weten wie we uit moeten schrijven;
E-mailadres: Daar sturen we de bevestiging van de afmelding naartoe;
Reden van opzegging: We willen ook graag weten waarom je afmeldt.

1c) Gegevens bij Informatie verzoeken

Als je contact met ons opneemt omdat je wat meer wilt weten van de bokssport of andersoortige informatie wenst, vragen we je om een aantal velden in te vullen zodat we jouw verzoek naar behoren kunnen beantwoorden.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we nodig hebben en waarom:

Naam: Zodat we weten met wie we communiceren
E-mailadres: Daar sturen we dan het antwoord naartoe, dit naar aanleiding van je vraag.
Onderwerp: Wat wil je van ons weten?
Uw bericht: Hier kun je verdere informatie kwijt aangaande de vraag die je aan ons wilt stellen.

Inkoop / leveranciers / Relaties Sociaal Maatschappelijk

DOS verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die DOS verwerkt van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

DOS bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?

Soort gegeven	Bewaartermijn en reden
Ledengegevens	Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je lid bent van DOS. Als je de sportieve relatie wordt beëindigt, verwijdert DOS direct jouw gegevens uit onze administratie.
Leverancier gegevens	Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zaken doen of zolang jij onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.

Delen we jouw gegevens?

Alle gegevens die wij verwerken, worden lokaal opgeslagen bij de FG-functionaris. Wij delen jouw gegevens niet met andere leden of derden.

Het gebruiken van beeldmateriaal ten behoeve van eigen gebruik op de website en Facebook van DOS is door het lid akkoord middels het aangaan van een lidmaatschap en opgenomen in de Algemene Voorwaarden van DOS.

Ten behoeve van extern gebruik zal er akkoord gevraagd worden aan het desbetreffende lid of leden.

Bij het gebruik van WhatsApp groepen wordt jouw telefoonnummer wel zichtbaar voor andere leden van de WhatsApp groep. Het is aan jou of lid wilt zijn van deze groep of niet. Uiteraard kun je jezelf verwijderen uit de desbetreffende WhatsApp groep.

DOS verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt DOS jouw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij beveiligen jouw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

We beveiligen onze contactformulieren op onze website met zogenaamde reCAPTCHA:
- reCAPTCHA is een service die onze website beschermt tegen spam en misbruik. reCAPTCHA maakt gebruik van een geavanceerde risicoanalyse-engine en adaptieve CAPTCHA’s om te voorkomen dat geautomatiseerde software misbruik maakt van uw site. Dit betekent ook dat er via de contactformulieren geen oneigenlijke toegang gekregen wordt tot de backend van onze website:
We versturen jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (TLS, voorheen SSL). Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.
Onze website maakt gebruik van WordPress. Wij volgende het update en securitybeleid van deze leverancier om zodoende te voldoen aan de laatste standaarden. Dit geldt ook voor alle plug-ins die wij in onze website gebruiken:
Toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een userid en wachtwoord:
Alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
Het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding; en,
We sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door DOS. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de Functionaris voor Gegevensbescherming (“FG”).

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan jouw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.

Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Wat als het privacy beleid van DOS wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op https://www.dos-boksen.nl.

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 september 2019. Toetsing op actualiteit wordt jaarlijks toegepast in de bestuursvergadering van DOS.